God fonds ledelse

1. ÅBENHED OG KOMMUNIKATION

ANBEFALING

1.1 Det anbefales, at bestyrelsen vedtager principper for ekstern kommunikation, som imødekommer behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.

FONDEN FØLGER

Information om Experimentarium findes på hjemmesiden.

Hjemmesiden indeholder de seneste årsrapporter.

Den administrerende direktør varetager pressekontakten for Experimentarium.

2. BESTYRELSENS OPGAVER OG ANSVAR

2.1 Overordnede opgaver og ansvar

ANBEFALING

2.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten.

FONDEN FØLGER

Experimentariums bestyrelse drøfter strategi, målsætning og handlingsplaner i samarbejde med den ansatte ledelse og følger op på fondens overordnede strategiske mål for at sikre værdiskabelsen.

2.2 Formanden og næstformanden for bestyrelsen

2.2.1 Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet.

Ifølge Experimentariums vedtægter indkalder bestyrelsesformanden til bestyrelsesmøder, og møderne ledes tillige af formanden. Næstformanden træder til i tilfælde af formandens forfald.
Bestyrelsens årshjul indeholder en plan for årets møder samt hvilke emner, der behandles på de enkelte møder. Ethvert bestyrelsesmedlem kan sætte et punkt på dagsordenen. Årshjulet opdateres løbende.

2.2.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen undtagelsesvis anmoder bestyrelsesformanden om at udføre særlige opgaver for den erhvervsdrivende fond ud over formandshvervet, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næst-formanden, den øvrige bestyrelse og en eventuel direktion.

Hverken formand, næstformand eller bestyrelsesmedlemmer udfører opgaver for Experimentarium, der ikke vedrører til hvervet i bestyrelsen.

Det er den administrerende direktør, der har ansvaret for den daglige ledelse.

2.3 Bestyrelsens sammensætning og organisering

2.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen løbende og mindst hvert andet år vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.

Experimentariums bestyrelse vurderer bestyrelsens kompetencer én gang årligt i forbindelse med bestyrelsens årlige bestyrelsesevaluering og/eller ved rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer.

2.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen med respekt af en eventuel udpegningsret i vedtægten sikrer en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen.

Der er ingen udpegningsret i Experimentariums vedtægter.

2.3.3 Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse – sammenholdt med behovet for kontinuitet – og til behovet for mangfoldighed i relation til bl.a. erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn.

Bestyrelsesmedlemmer rekrutteres på baggrund af analyse af kompetencebehov vurderet i bestyrelsen. Formanden har inititativet til udskiftning, genvalg og rekruttering i samarbejde med næstformand og øvrige bestyrelse.

To af bestyrelsens medlemmer udpeges via valg blandt medarbejdere og er således udpeget udenfor formandens og den øvrige bestyrelses indflydelse.

2.3.4 Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfoldighed, samt at der gives følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer:

  • den pågældendes navn og stilling,
  • den pågældendes alder og køn,
  • dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode,
  • medlemmets eventuelle særlige kompetencer,
  • den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver,
  • hvorvidt den pågældende ejer aktier, optioner, warrants og lignende i fondens dattervirksomheder og/eller associerede virksomheder,
  • hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/tilskudsyder mv., og om medlemmet anses for uafhængigt.

Oplysninger om de enkelte medlemmer fremgår af Experimentariums hjemmeside.

2.3.5 Det anbefales, at fler-tallet af bestyrelsesmedlemmerne i den erhvervsdrivende fond ikke samtidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dattervirksomhed(-er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab.

Ejendomsselskabet Experimentarium A/S er 100% ejet af fonden. Bestyrelsen for Ejendomsselskabet er identisk med bestyrelsen for fonden.

2.4 Uafhængighed

2.4.1 Det anbefales, at en passende del af bestyrelsens medlemmer er uafhængige.Består bestyrelsen (eksklusiv medarbejdervalgte med-lemmer) af op til fire medlemmer, bør mindst ét medlem være uafhængigt. Består bestyrelsen af mellem fem til otte medlemmer, bør mindst to medlemmer være uafhængige. Består bestyrelsen af ni til elleve medlemmer, bør mindst tre medlemmer være uafhængige og så fremdeles.

Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende:

  • er, eller inden for de seneste tre år har været, medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller en væsentlig dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,
  • inden for de seneste fem år har modtaget større vederlag, herunder udde-linger eller andre ydelser, fra fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens bestyrelse eller direktion,
  • inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leveran-dør eller ledelsesmedlem i selskaber med tilsvarende forbindelse) med fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,
  • er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner hos ekstern revisor,
  • har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere end 12 år,
  • er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særligt nær,
  • er stifter eller væsentlig gavegiver, hvis fonden har til formål at yde støtte til disses familie eller andre, som står disse særligt nær, eller
  • er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste fem år har modtaget væsentlige donationer fra fonden.

Experimentarium opfylder kravene om uafhængighed. Experimentariums bestyrelse består af seks medlemmer, hvoraf to er medarbejdervalgte medlemmer. De fire eksterne bestyrelsesmedlemmer er uafhængige.

2.5 Udpegningsperiode

2.5.1 Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og maksimalt for en periode på fire år.

De uafhængige bestyrelsesmedlemmer vælges for en toårig periode, mens medarbejderrepræsentanterne vælges for en fireårig periode.

2.5.2 Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside.

Ifølge Experimentariums vedtægter udtræder et medlem ved sit fyldte 75 år.

2.6 Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og i direktionen

2.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen.

Ifølge Experimentariums vedtægter gennemfører Experimentariums bestyrelse og direktion årligt en drøftelse og evaluering af henholdsvis direktionens indsats, bestyrelsens indsats samt samarbejdet mellem de to organer.

2.6.2 Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier.

Se ovenfor.

3. LEDELSENS VEDERLAG

ANBEFALING

3.1.1 Det anbefales, at medlemmer af bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde aflønnes med et fast vederlag, samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater. Vederlaget bør afspejle det arbejde og ansvar, der følger af hvervet.

FONDEN FØLGER

Experimentariums bestyrelse modtager fast vederlag.
Experimentariums direktion modtager et fast vederlag kombineret med en bonus, der afspejler det arbejde og ansvar, der følger af hvervet.

3.1.2 Det anbefales, at der i årsregnskabet gives oplysning om det samlede vederlag, som hvert enkelt medlem af bestyrelsen og en eventuel direktion mod tager fra den erhvervsdrivende fond og fra fondens datter-virksomheder og associerede virksomheder.

Endvidere bør der oplyses om eventuelle andre vederlag, som bestyrelsesmedlemmer og en eventuel direktion modtager for udførelse af andet arbejde eller opgaver for fonden, fondens dattervirksomheder eller associerede virksomheder, bortset fra medarbejderrepræsentanters vederlag som ansatte.

Fonden oplyser i årsrapporten det samlede ledelsesvederlag på personniveau.